INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LAS ACTIVIDADES Y SOLICITUDES DE EQUIPOS EN DEMOSTRACIÓN, MUESTRAS Y MATERIAL PROMOCIONAL

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1. Tipos de actividad:

 

a. Demostración de equipo básico (gama baja) o muestra:

Esta actividad corresponde a las demostraciones realizadas por el asesor en las instalaciones del cliente llevando equipo básico y que no requiere ningún tipo de acompañamiento. Forman parte de este tipo de actividad las demostraciones realizadas para los equipos:

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• Microscopio Leica DM500

• Microscopio Leica DM750

• Microscopio Leica DM750Pol

• Cámara ICC 50W

• Estereomicroscopio Leica EZ4

• Estereomicroscopio Leica EZ4W

• Estereomicroscopio Leica línea S

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Así mismo forman parte de esta actividad las muestras de consumibles suministrados al cliente para validación y prueba del producto a nivel de histología:

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• Cuchillas

• Casettes

• Láminas

• Parafina

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Clientes documentados esperados: 2 a 5

Perfil de clientes a involucrar: Usuario final, director de laboratorio, jefe de compras.

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b. Demostración de equipo intermedio (gama media/alta) 

Esta actividad corresponde a las demostraciones realizadas por el asesor en las instalaciones del cliente llevando equipo de gama media y que representen cierto grado de complejidad.

 

También son válidas las actividades planeadas y ejecutadas llevando al cliente al Centro de Entrenamiento en Tecnología para la Investigación (CETI) en Chía.

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Forman parte de este tipo de actividad las demostraciones realizadas para los equipos:

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Disponible para actividad en Centro de microscopía:

• Microscopio Leica DM2500 Led

• Estereomicroscopio Leica M205 FC

• Microscopio invertido Leica DMi8 

• Fluorescencia LED EL6000

• Cámara Leica DFC345

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Clientes documentados esperados: 1 a 5 (validar aforos)

Perfil de clientes a involucrar: Usuario final, director de laboratorio, jefe de compras

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c. Jornada académica o toma universitaria:

Esta actividad corresponde a los montajes realizados durante jornadas de uno a tres días en facultades y centros de investigación a las que se acude por invitación de la institución y en el que el aporte es de mínima cuantía, canje o especie.

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Para esta actividad mínimo se requiere exhibir y demostrar un equipo de gama baja y uno de gama media-alta.

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Clientes documentados esperados: Más de 30

Perfil de clientes a involucrar: Decanatura, directores de programa, directores de investigación, cuerpo docente, grupo de investigadores, estudiantes de pregrado, director de bienestar, coordinadores de laboratorio.

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d. Desayunos de trabajo:

Corresponde a actividades de mercadeo focal dirigidas exclusivamente a grupos previamente detectados que comparten un mismo fin. Es ideal para actividades tales como juntas médicas de un servicio hospitalario específico (patología, neurocirugía, hematología, cirugía, etc), representantes de áreas de un mismo proyecto (cirugía, biomedicina, financiero, usuario final), grupos de investigadores, etc.

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El ideal es hacer una invitación a una  actividad de presentación de novedades y portafolio comercial y particularmente a la presentación de un equipo o solución específica sobre la que se esté trabajando un proyecto. La actividad debe ejecutarse en máximo 2 horas y realizarse simultáneamente con un desayuno de trabajo, bien sea en las instalaciones del cliente o en un lugar cercano como un hotel si se trata de un grupo interinstitucional.

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Se sugiere la exhibición de un equipo de gama media-alta pero no es una condición debido a que esto depende del espacio y tiempo asignado, se recomienda contar con material promocional y una excelente presentación de powerpoint.

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Clientes documentados esperados: De 3 a 10

Perfil de clientes a involucrar: Juntas médicas, grupos de investigación, grupos docente-administrativos, grupos especialistas-administrativos-técnicos, grupos interinstitucionales con temática afín.

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e. Expert Day:

Corresponde a actividades de acompañamiento de un experto interno o externo para aquellos negocios en los que se viene trabajando pero que requieran de acompañamiento de un experto de fábrica o especialista de producto para dinamizar adecuadamente el negocio. Es ideal coordinar este tipo de actividades con los viajes que realizan los fabricantes para acompañamiento y monitoreo del negocio con el fin de optimizar gastos a la compañía y maximizar la inversión. Se sugiere como mínimo detectar 2 visitas/jornada con el experto y coordinar la logística de transporte y alojamiento del mismo.

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Clientes documentados esperados por jornada: De 3 a 5

Perfil de clientes a involucrar: Usuario final, jefe de laboratorio, grupo de usuarios, jefe de compras

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e. Congreso o seminario organizado por gremio o cliente:

Reunión, normalmente anual o bienal, en la que, durante varios días, profesionales de distintos lugares del País que comparten la misma profesión o actividad presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad para intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas. Esta actividad por lo general es convocada por una agremiación y requiere una logística mayor.

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Se recomienda validar la necesidad de llevar un stand tipo backing triple con iluminación de 3mt o dependiendo de la magnitud del evento fabricar un stand a la medida y una mesa o soportes para la exhibición de los equipos.

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A este evento se deben llevar mínimo 5 equipos, 3 de gama media-alta y 2 de gama baja.

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Clientes documentados esperados: De 40 en adelante

Perfil de clientes a involucrar: Profesionales, especialistas, investigadores y en general miembros del sector real.

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f. Taller o seminario organizado por Sanitas:

Actividad de formación y actualización dirigida, orientada, desarrollada y convocada enteramente por SANITAS con el fin de reunir en un solo espacio y en una actividad de uno a dos días a expertos y usuarios potenciales de producto. La actividad preferiblemente debe ser organizada en conjunto con una entidad académica  o una entidad que agremie con el fin de aprovechar infraestructura y respaldo.

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Se recomienda la presencia de un speaker de renombre y trabajar adecuadamente el contenido con una metodología y rigor académico.

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Ejemplo: Taller de fluorescencia en microscopía, Taller de actualización en técnicas de histología básica, Taller de luces forenses y fluorescencias para criminalística

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Clientes documentados esperados: De 25 en adelante

Perfil de clientes a involucrar: Profesionales, especialistas, técnicos operativos,  investigadores y en general miembros del sector real.

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f. Demo Road show gama media-alta:

Ciclo de mínimo 3 demostraciones de un mismo equipo de gama media-alta en una misma zona. Cada demostración debe ejecutarse durante máximo una semana incluyendo las fechas de ingreso y egreso de mercancía.

La actividad debe incluir la logística de envío, recepción, puesta en marcha, acompañamiento, embalaje, y salida en cada institución hasta el retorno final de la mercancía a almacén.

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El asesor debe coordinar la aceptación de la demostración y la efectiva presentación del equipo al grupo de clientes convocados. Se recomienda acompañar la actividad de una excelente presentación en Power point, contar durante toda la actividad con soporte de servicio técnico y acompañar la ejecución de la demo durante todo el tiempo que esta dure.

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Se recomienda para equipos tales como:

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• Microscopios quirúrgicos

• Microscopios y estereomicroscopios de gama media

• Impresoras Zebra

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Clientes documentados esperados: De de 3 a 6 por actividad

Perfil de clientes a involucrar: Profesionales, especialistas, técnicos operativos,  investigadores y en general miembros del sector real.

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1. Planeación​

Antes de solicitar los equipos en demostración y de comprometerse con su cliente tenga en cuenta que se requiere mínimo de una semana completa para lograr hacer los trámites correspondientes a seguros, revisión, embalaje y despacho.

 

Consulte la disponibilidad de equipos previamente; se recomienda que usted cuente con apoyo de un ingeniero de soporte técnico en casos en los cuales el equipo sea de cierto nivel de complejidad. Para tal efecto, coordine con el área de servicio técnico la disponibilidad de personal y confírmelo.

 

No se comprometa con su cliente con una fecha específica hasta tanto no reciba la confirmación y aprobación por parte del área administrativa. Así mismo, valide que tipo de requerimientos adicionales tendrá tales como transporte, personal de apoyo, peso, dimensiones, horarios de atención, montacargas, permisos, autorizaciones para entrada, montaje y desmontaje de mercancía, etc.

 

​2. Solicitud de demostración

Tenga en cuenta que los equipos disponibles pueden no cubrir todas las necesidades específicas de los clientes, sin embargo, procure que el equipo a demostrar cubra la mayor parte de los requerimientos puntuales que usted considere pueden ser solicitados por el cliente.

Seleccione del listado de equipos demo los requeridos y envíe su solicitud.

 

​3. Socialización

Coordine con su cliente la fecha definida por SANITAS para la demostración y procure generar durante el tiempo previo la mayor expectativa posible mediante invitaciones al personal allegado a su cliente. También procure que se le permita usar el espacio para invitar a otros interesados externos con el fin de maximizar  el esfuerzo.

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4. Revisión previa

Asegúrese (en la medida de lo posible) de ensamblar y revisar que el equipo esta funcionando correctamente antes de presentarlo en público. En este sentido, es importante que usted reciba los equipos por lo menos dos días previos a la demo, con el fin de tener el tiempo suficiente de corregir una eventual falla, conocer el equipo y su funcionamiento general así como el ensamble y desmonte. Recuerde, es mejor una demo cancelada oportunamente que una demo con fallas frente al cliente.

 

​5. Demostración

Si usted ha tenido la posibilidad de ensamblar y revisar el funcionamiento del equipo su demostración será mucho más efectiva y usted podrá realizarla con mayor confianza y tranquilidad por haber minimizado el riesgo y estar familiarizado con el equipo. 

 

Realice su demostración y consigne en el Formatos de de Registro de Visita así como en el Monitor de Gestión los datos de los clientes interesados y de aquellos que tengan la oportunidad de operar el equipo en su presencia o en su ausencia (recuerde que algunos equipos se quedan unos días en poder del cliente), ubique algún elemento alusivo a SANITAS y a la MARCA tal como un pendón o un hablador y una pieza que permita reforzar el mensaje. Ej, Un adhesivo visible que diga: “ESTE EQUIPO ES PROPIEDAD DE SANITAS SAS QUIEN LO FACILITA PARA ESTA DEMOSTRACION”, una Ficha Técnica laminada y deje al contacto principal un número adecuado de Tarjetas de Presentación para aquellos que se muestren interesados en contactarlo.

 

Recuerde tomar fotografías del equipo instalado y buscar algún elemento corporativo que acompañe la fotografía (usar una camisa con el logo, ubicarse frente a un pendón o cualquier otro elemento que transmita la imagen corporativa)

 

​6. Recolección de información

Valide los resultados de la demo; que gustó, que no gustó, posibilidades de compra y fecha probable de adquirirlo.

 

Es posible que el cliente quiera adquirir el equipo, esto es posible. Aunque una demo debe conducir a una compra, no siempre vender un equipo de los destinados a demostración es una buena estrategia ya que impide al resto de la fuerza de ventas la posibilidad de mostrarlo y así generar más negocios. 

 

Valide que el equipo no incomplete otra demostración y que el equipo no se encuentre comprometido antes de plantear al cliente la posibilidad de venta. Revise que el equipo se encuentre en óptimas condiciones y que funcione correctamente antes de recoger la demo y el día en que la retire cuente (de ser necesario) con el apoyo tanto de servicio técnico como logístico.

 

​7. Retorno de mercancia

Asegúrese de retornar la mercancía a través del operador diligenciando la guía y entregando al operador la mercancía, no deje cajas en bodegas sin despachar. Embale adecuadamente la demostración, tome un registro fotográfico y envíela al siguiente Asesor Comercial que tenga turno para el equipo o solicite esta información a nivel central al correo almacen@sanitastec.com

 

No lo retorne a Bogotá sin antes validar en que ciudad continua la demostración, esto evita sobrecostos en transporte y posibles daños al equipo en trayectos innecesarios.

 

En la carpeta compartida de cada asesor guarde las fotografías de la demo generando una carpeta en cada mes a la que corresponda la actividad.