TRANSPARENCIA | sanitas

PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE ANTICORRUPCIÓN - SANITAS S.A.S.

INTRODUCCIÓN:

Los actos de corrupción generan un trascendental efecto en las sociedades en lo relacionado por ejemplo a aspectos económicos, educativos, de confianza, credibilidad y de reputación desde el individuo hasta las compañías. Esto termina reduciendo las posibilidades de crecimiento sostenido de una sociedad. Por lo tanto, es de todos el compromiso de extremar las medidas en pro de la transparencia y de responsabilidad de prevención, detección y denuncia de actos corruptos.

Comprometidos con la prevención de la corrupción, con promover una cultura ética y de buenas prácticas competitivas, Sanitas SAS establece el Programa de cumplimiento anticorrupción para su implementación. Sanitas SAS es una empresa que comparte la “NO TOLERANCIA” a ninguna forma de negocio, transacción, acuerdo, en los que exista alguna práctica de corrupción.

GLOSARIO:

a) Cohecho: El Código Penal Colombiano, define como cohecho al delito que comete un servidor público al recibir o solicitar una dádiva, utilidad o acepte promesa remuneratoria, de forma directa o indirecta a cambio de realizar u omitir un acto relacionado a su cargo, constituyendo un crimen.

b) Conflicto de interés: Se presenta cuando en las decisiones o acciones de un colaborador directo o contratista de la Corporación, prevalece el interés privado y no el de la Corporación. De esta manera esta persona o tercero implicado obtendría una ventaja ilegítima en detrimento de los intereses de la Corporación.

c) Corrupción: Es la voluntad de actuar deshonestamente abusando del poder encomendado por la Corporación a cambio de sobornos o beneficios personales, ya sea de manera directa o indirecta y favoreciendo injustamente a terceros en contra de los intereses de la Corporación.

d) Soborno: Cuando se ofrece o se da algo de valor con el propósito indebido de influir en la objetividad profesional de alguien y de obtener una ventaja comercial indebida. Los eventos que pueden considerarse soborno son: un contrato de asesoría; un sobre con dinero en efectivo; un pago de gastos de viaje; una botella de vino; entradas a un evento deportivo, cultural o espectáculo; una oferta laboral o una pasantía entre otras.

El soborno tiene un impacto devastador en la Sociedad, golpea a los más vulnerables.
Disminuye el recurso para el acceso a servicios básicos como servicios públicos, protección, seguridad y educación.
No garantiza que se cumplan los estándares de seguridad en la construcción, la salud y la alimentación.
La corrupción socava el desarrollo social y económico al desviar dinero que se debería invertir en mejorar la calidad de la vida de las personas hacía el bolsillo de los corruptos.
La política de los fabricantes prohíbe involucrarnos en actos de corrupción y soborno en su nombre sin importar quién esté involucrado

OBJETIVO GENERAL:

Promover y definir los lineamientos para una cultura ética y de legalidad en la familia Sanitas SAS.

Objetivos específicos:

Mitigar los riesgos de daño en el buen nombre por actos de corrupción o transgresión de la ley.

Alcance:

A todos los procesos en los que se presenten factores de riesgo de corrupción y está dirigido a todos los EMPLEADOS de SANITAS, CONTRATISTAS, SUBDISTRIBUIDORES y/o CUALQUIER PERSONA que tenga un vínculo comercial con SANITAS SAS.

POLÍTICA DE COMUNICACIONES:

Ninguno de los mensajes, notas, artículos, fotos y/o videos publicados en los medios de comunicación social de SANITAS SAS o a través de sus herramientas de comunicación tendrán filiación política, religiosa, de género o cualquiera que exceda el límite de mantener una comunicación exclusivamente corporativa. El uso de las herramientas de comunicación corporativa para transmitir mensajes de índole se encuentra prohibido y se considerará como una falta grave contra la política de comunicación institucional. Los principios de la política de comunicaciones son:

Comunicación abierta
Trato
Transparencia
Respeto
Veracidad
Diligencia
Colaboración

El programa de transparencia y anticorrupción de Sanitas SAS está alineado con las normas corporativas establecidas por nuestros socios de negocios internacionales.

Estamos firmemente comprometidos con el cumplimiento de las leyes de la República de Colombia.

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

El programa de cumplimiento anticorrupción estará a cargo del Grupo de Cumplimiento conformado por el Líder de Asuntos Regulatorios y el Líder de Gestión Humana. Pero cabe destacar que las directrices de este Programa deben ser obedecidas por cada una de las personas que trabaje o represente a Sanitas o distribuidores Nacionales que participen en algún proceso de negociación donde se involucre a Sanitas.

LÍDERES Y DIRECTIVOS:

Establecer las políticas y poner en marcha el manual y las instrucciones impartidas respecto a la estructuración, ejecución y supervisión de las acciones dirigidas a la prevención efectiva del no cumplimiento de acciones anticorrupción.
Demostrar compromiso con el Programa y dar el ejemplo con sus acciones y expresiones para promover una cultura ética y de no tolerancia a los actos de corrupción
Revisar y recomendar mejoras a procedimientos internos que fortalezcan las acciones para combatir la corrupción en los procesos de su responsabilidad.
Brindar apoyo y dirección respecto de la implementación del Programa de cumplimiento Anticorrupción
Asegurar la adecuada implementación de controles que mitiguen los riesgos de corrupción.
Comunicar eventos de corrupción al Grupo de Cumplimiento, o a través de los canales de denuncia designados.
Asignar los miembros del Grupo de Cumplimiento.

GRUPO DE CUMPLIMIENTO:

Velar por el cumplimiento de las políticas de cumplimiento anticorrupción.
Divulgar el Programa de Cumplimiento Anticorrupción
Servir como asesor confiable de la Gerencia sobre eventos que puedan representar hechos de corrupción.
Discutir y recomendar a la Gerencia medidas preventivas y/o acciones ante organismos competentes (Judiciales y/o disciplinarios) para fortalecer la estrategia anti-corrupción.
Se encarga de la adecuada articulación de las políticas del programa de cumplimiento.
Presentar informes de incidentes relacionados al incumplimiento de las políticas de cumplimiento anticorrupción.
Evaluar posibles riesgos al incumplimiento de las políticas anticorrupción.
Informar de infracciones que haya cometido cualquier empleado respecto del Programa de Cumplimiento anticorrupción, para que se tomen medidas sancionatorias.
Seleccionar y facilitar el entrenamiento de los empleados de Sanitas SAS, en la prevención de la corrupción.
Apoyar la recepción de denuncias de conducta corrupta.
Solicitar investigación interna frente a sospechas de infracción a la Ley o al Programa de Cumplimiento.

EMPLEADOS, CONTRATISTAS:

Conocer, comprender y aplicar el Programa de cumplimiento Anticorrupción
Reportar acciones sospechosas o incidentes relacionados con corrupción.
Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con corrupción que adelanten las autoridades competentes.
Dar cumplimiento y compromiso a las políticas anticorrupción.

SUB-DISTRIBUIDORES:

Conocer, comprender y aplicar el Programa de cumplimiento Anticorrupción de SANITAS
Dar a conocer a sus funcionarios nuestras políticas de Cumplimiento anticorrupción
Reportar acciones sospechosas o incidentes relacionados con corrupción.
Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con corrupción que adelanten las autoridades competentes.
Dar cumplimiento y compromiso a las políticas de cumplimiento anticorrupción.

RIESGOS POR CORRUPCIÓN:

Operativos:

Hurto (dinero y/o especie).
Contaminación del recurso humano (se genere y/o incremente el número de personas involucradas en corrupción).

Legal:

Configuración de Delitos de EMPLEADOS y/o DIRECTIVOS de la empresa, así como de CONTRATISTAS, SUBDISTRIBUIDORES, PROVEEDORES que tengan relación comercial con SANITAS.
Sanciones legales
Obligación de Indemnizar a terceros
Perjuicios como resultado del incumplimiento de normas y/o de obligaciones contractuales
Causal de inhabilidades

Daño al buen nombre (reputación):

Desprestigio, Mala imagen, Publicidad negativa
Pérdida de confianza
Disminución de ingresos o procesos judiciales

Es preciso advertir que con la implementación de este Programa y de la política de cumplimiento anticorrupción busca prevenir cualquier acto de corrupción y/o de soborno, o la comisión de cualquier delito, a través de capacitación, compromisos y controles; promover la denuncia y el apoyo en los procesos de investigación, en caso de que se tenga conocimiento por parte de la empresa y/o de cualquiera de sus empleados y directivos, de conductas corruptas y/o de soborno, así como de la intención de cometerlas.

CONTROLES OPERACIONES

Con el fin de prevenir el riesgo de corrupción y/o soborno, SANITAS S.A. ha implementado los siguientes CONTROLES OPERACIONALES, y su compromiso de mejora continua, la Corporación realiza:

Procesos de selección de personal.
Compromiso anticorrupción
Capacitación de prevención de Corrupción una vez al año de forma presencial o de forma virtual dejando evidencia de asistencia y de evaluación.
Registro de gastos y libros contables.
Trazabilidad documental en los proceso de venta.
Procedimiento de selección de socios de negocio y distribuidores e Instructivo verificación Listas Restrictiva.

COMPROMISOS Y DEBERES DE LOS EMPLEADOS, DIRECTIVOS, CONTRATISTAS O DISTRIBUIDORES DE SANITAS

Cualquier persona o empresa que tenga alguna relación vinculante o comercial con Sanitas SAS se encuentra obligado a conocer y cumplir cabalmente con todas las normas que sean aplicables en materia de anticorrupción, como lo son, a título de ejemplo, el Código Penal colombiano, la Ley 1474 de 2011 y la Ley 1778 de 2016, y demás normas que los modifiquen, sustituyan o complementen. Por ejemplo:

Prohibición de sobornos, comisiones secretas, pagos ilegales y otras prácticas corruptas. Nadie deberá realizar ni valerse de un tercero, mandatario, agente, delegado o representante para realizar conductas que Sanitas prohíbe y rechaza. Son conductas que la Corporación prohíbe: El ofrecer, hacer o autorizar el pago de dinero o cualquier otro objeto de valor, en forma directa o indirecta, para ilegalmente influenciar en la toma de una decisión ya sea de asignación de beneficios, de recepción y/o asignación de donaciones, ya sea de orden comercial o política, o para asegurar ilegalmente un resultado deseado o acción de cualquier individuo, Beneficiario, donante, contratista, proveedor, director o empleado, y en general cualquier actuación que se lleve a cabo por medios ilegítimos.
Evitar todos los conflictos de interés entre asuntos personales y proyectos de negocio. En su defecto, declarar los intereses financieros que pudiera tener en una compañía en donde personalmente podría afectar el negocio de SANITAS con dicha compañía.
Compromiso de Denunciar actividades sospechosas y/o comisión de eventuales delitos: Los EMPLEADOS, DIRECTIVOS, CONTRATISTAS, DISTRIBUIDORES de Sanitas tienen el deber de:
Reportar acciones sospechosas o incidentes relacionados con corrupción y soborno al grupo de Cumplimiento.
Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con corrupción que adelanten las autoridades competentes.

NORMAS GENERALES:

Cualquier acto u omisión por parte del EMPLEADO y/o DIRECTIVO CONTRATISTA, DISTRIBUIDOR, referida a delitos asociados a la falsedad, el fraude la corrupción, el cohecho o el soborno en general, a hechos que atenten contra la honradez administrativa, la libre competencia o que tengan relación con competencia desleal, de demostrarse el incumplimiento se podrá considerar causal para dar por terminada cualquier relación que exista entre las partes, sin más trámite ni gestión que una notificación escrita dirigida a la parte correspondiente, sin perjuicio de los demás derechos y acciones que les correspondan de acuerdo a las leyes.

POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA Y ANTICORRUPCIÓN

Siempre tenemos en cuenta que:

Hacemos negocios en un ambiente altamente competitivo.
Se han promulgado leyes que amenazan con graves sanciones a quienes no intenten combatir el soborno e infrinjan la ley.
Hacer negocios implican interactuar con clientes, socios comerciales y funcionarios del Gobierno de todo el mundo.
Hay que evitar el soborno e incluso la misma sospecha de soborno.
El programa de transparencia y anticorrupción de Sanitas está alineado con las normas corporativas establecidas por nuestros socios de negocios.
Estamos firmemente comprometidos con el cumplimiento de las leyes de la República de Colombia.

Qué consideramos en SANITAS un soborno?

Cuando se ofrece o se da algo de valor con el propósito indebido de influir en la objetividad profesional de alguien y de obtener una ventaja comercial indebida.
Aquello que intente influenciar la objetividad profesional del que recibe el regalo o pago.
Aquello que pueda avergonzar al que recibe el regalo o pago o a la empresa.
Aquello que quien recibe no aceptaría según la ley, la política de su empleador o su código de ética.
Aquello que se entrega con la intención de incentivar a un cliente a comprar un producto o servicio de la empresa por motivos que no sean sus méritos comerciales.
Aquello que se entrega con la intención de influenciar en forma indebida la decisión de un funcionario del gobierno de otorgar un permiso, una licencia o un registro o realizar alguna otra acción favorable.
Efectivo o equivalentes

Debemos ser estrictos con negociaciones en el sector Gobierno en donde se detecten Posibles Violaciones del Negocio (PVN).

Qué es permitido:

Política global de regalos, viajes y otras interacciones con Clientes finales: Estos gastos no deben surgir del deseo de influenciar en forma indebida procesos comerciales.
En general las acciones que estén permitidas por las políticas de nuestros socios de negocio.
Interacciones que se otorguen y se acepten sin que el cliente esté explícita o implícitamente obligado a aceptarlo.
Acciones que estén de acuerdo con las políticas propias de Sanitas y de quien lo recibe.
Acciones permitidas por la ley y la política de la empresa que recibe.

Registros contables:

En Sanitas nos comprometemos a:

Contar con un programa eficaz para detectar y evitar el soborno.
Registrar los gastos conforme los propósitos comerciales legítimos ayudando a tener trazabilidad de todos los gastos.
Evitar investigaciones y procesos judiciales innecesarios que puedan afectar la reputación de la empresa, su viabilidad financiera, la relación con sus socios de negocio y la seguridad jurídica de sus funcionarios.
Tener todos los registros contables y financieros de las transacciones hechas en nombre de la empresa, completos, que sean verdaderos, precisos y no den lugar a confusión.
Que la información suministrada como respaldo de cualquier solicitud de pago sea completa, verdadera, precisa y adecuada a los estándares de comportamiento y que no de lugar a confusión.
Seguir de forma estricta los requisitos de la empresa en lo que respecta a recibos y registros.
No permitir que se realicen pagos de reembolsos que se utilicen o desvíen para realizar el pago de un soborno, coima o cualquier actividad corrupta.
No falsificar registros comerciales
No crear o distribuir registros fraudulentos poco precisos o engañosos, incluidos por ejemplo cuentas varias o de gastos generales sin detalles que permitan describir en forma precisa y completa los gastos en cuestión.

Nos obligamos a:

Cooperar con las evaluaciones de transparencia corporativa que realizan nuestros Socios de Negocio.
Realizar la capacitación ofrecida por Socios de Negocio para evitar la corrupción y el soborno.
Firmar un contrato escrito en el que se define el alcance del servicio, incluidos los requisitos de evitar la corrupción y soborno así como el cumplimiento de otras reglas.
Establecer acuerdos comerciales con aquellos socios de negocio que se adecuen permanentemente a los estándares de comportamiento e integridad.

CONCLUSIÓN:

Nuestras normas impulsan nuestras acciones.
Nos esforzamos en alcanzar nuestros objetivos comerciales de manera integra y en absoluto cumplimiento con la ley.
No permitimos los pagos corruptos o de sobornos nunca, por ningún motivo.
Competimos basándonos en nuestros méritos, lo que nos permite alcanzar nuestros objetivos evitando a la empresa, sus funcionarios y socios de negocio la exposición a riesgos de reputación.
Es la forma correcta de actuar en beneficio del negocio.
Informamos posibles PVN por considerarlo una responsabilidad de todos.
Llevamos a cabo acciones siempre y cuando detectemos posibles violaciones a los estándares de comportamiento.
Contactaremos a supervisores, informaremos de la situación al fabricante, reportaremos el status como PVN que afecta los estándares de comportamiento corporativo y frente a los cuales la empresa se abstiene de llevar a cabo el negocio.
Todo funcionario de SANITAS está en la obligación de informar sobre cualquier Posible Violación del Negocio (PVN) al grupo de cumplimiento o al correo website@sanitastec.com